Şimdi gelelim şu meşhur toplu veri işlemlerine… Hani böyle bir anda onlarca, yüzlerce satırı tek tek uğraşmadan halletmek istediğimiz durumlar olur ya, işte tam da orası. Excel’de bu işleri yapmanın aslında bir sürü yolu var ama bazen en basit görüneni bile insanın canını sıkabiliyor. Ben de kendi başıma gelmiş birkaç komik kazadan sonra dedim ki, hadi şu işleri biraz daha akıcı hale getirelim.
Özellikle raporlama yaparken veya büyük veri setleriyle çalışırken, tek tek hücrelere veri girmenin veya bunları düzenlemenin ne kadar zaman alıcı olduğunu hepimiz biliyoruz. Geçenlerde bir müşterim için öyle devasa bir veri setiyle uğraşmam gerekti ki, sanırım bir ara kendi kendime ‘Galiba bu iş için daha iyi bir yol olmalı’ diye söylenirken buldum kendimi.
Şimdi bu toplu veri işlemleri dediğimiz şey aslında biraz da “Bulk Operations” diye geçiyor İngilizce’de. Ne güzel değil mi? Yani bir sürü şeyi aynı anda yapabiliyorsun. Bu da demek oluyor ki, zaman kazanıyorsun, hata oranını düşürüyorsun ve en önemlisi, işleri daha keyifli hale getiriyorsun. Kim uğraşmak ister ki tek tek cell’lere veri girmekle?
Bu arada aklıma geldi, bu işler sadece Excel’le sınırlı değil tabii. Veritabanlarında da benzer durumlar var. Mesela PostgreSQL veya MySQL kullanırken de toplu INSERT, UPDATE veya DELETE işlemleri yapmamız gerekebiliyor. Hatta C# ile yazdığım bir projede Dapper kullanarak da bu tür operasyonları ne kadar hızlandırdığımı hatırlıyorum. Hani böyle ‘Vay be!’ dediğim anlardan biriydi.
Gelelim Excel’deki pratiklere. En çok kullandığım yöntemlerden biri, basit kopyala-yapıştır mantığının biraz daha gelişmiş hali diyebiliriz. Mesela, bir sütundaki tüm verileri başka bir sütuna taşımak istiyorsunuz diyelim. Ya da bir metnin belirli bir kısmını alıp yeni bir sütuna yazmak. İşte burada Excel’in kendi formülleri devreye giriyor.
Mesela, eğer bir sütundaki tüm verileri büyük harfe çevirmek istiyorsanız, basit bir `BÜYÜKHARF` fonksiyonu işinizi görür. Ya da tam tersi, küçük harfe çevirmek için `KÜÇÜKHARF`. Bu fonksiyonları yeni bir sütunda kullanarak orijinal veriyi bozmadan işlem yapabilirsiniz. Sonra da yeni sütunu kopyalayıp değer olarak yapıştırırsınız. Hem orijinal veri durur hem de istediğiniz hale gelmiş olur.
Bir diğer süper pratik yöntem de “Metni Sütunlara Ayır” özelliği. Hani bazen veriler tek bir hücrede toplanmış olur ya, mesela isim ve soyisim aynı hücrede, virgülle ayrılmış. İşte o zaman bu özellik sizin kurtarıcınız oluyor. Tek bir tıkla, belirlediğiniz ayırıcıya göre (virgül, boşluk, noktalı virgül vb.) veriyi istediğiniz kadar sütuna bölebiliyorsunuz. Bu da inanılmaz zaman kazandırıyor, gerçekten.
Tabi bunun ötesinde, daha karmaşık veri manipülasyonları için Power Query var. O artık bambaşka bir dünya! Excel’in içine gömülü gelen bu canavar, veriyi temizlemek, dönüştürmek ve birleştirmek için inanılmaz güçlü. Hani böyle bir veri kaynağını alıp, onu istediğin şekle sokup, sonra da Excel’e aktarabiliyorsun. Bu arada, Power Query aslında bir nevi veri mühendisliği gibi bir şey, hem de kod yazmadan!
Şimdi bir de kodlama tarafından bakalım olaya. Eğer sizin de benim gibi C# veya başka bir dille veri işleme işleriniz oluyorsa, toplu işlemler çok daha hayat kurtarıcı olabiliyor. Mesela, binlerce kaydı bir veritabanına eklemek veya güncellemek istediğinizde, tek tek `INSERT` veya `UPDATE` komutu göndermek yerine, toplu komutlar veya özel yöntemler kullanmak performansı inanılmaz derecede artırır. Dapper ile yaptığım bir çalışmada, 10.000 satırlık bir veriyi yaklaşık 1 saniyede işleyebiliyorduk, hani öyle aman aman bir optimizasyon yapmadan.
Bu arada, toplu veri işlemlerinin sadece hız kazandırmakla kalmayıp, aynı zamanda verimliliği de nasıl artırdığını düşünün. Ne kadar az manuel işlem yaparsak, hata yapma olasılığımız o kadar azalır. Bu da sonuç olarak daha güvenilir raporlar ve daha doğru kararlar anlamına geliyor, bana göre tabii.
Şimdi bu konuda en çok takıldığım noktalardan biri de bazen formüllerin veya araçların nasıl kullanılacağını tam anlamıyla bilmemek. Mesela Power Query’nin derinliklerine inmek biraz zaman alabiliyor. Ama işte ne yapalım, öğrenmek lazım. Hani derler ya, teknoloji sürekli ilerliyor, ayak uydurmak gerek.
Benim en çok işime yarayan tekniklerden biri de koşullu biçimlendirme ile birlikte veri doğrulama kullanmak. Yani, belirli koşulları sağlayan hücreleri otomatik olarak renklendirmek veya girilebilecek değerleri kısıtlamak. Bu da hem veriyi daha anlaşılır hale getiriyor hem de hatalı veri girişini engelliyor. Ne güzel değil mi?
Sonuç olarak, toplu veri işlemleri, özellikle Excel gibi araçlarla çalışırken, işleri hem hızlandırmak hem de daha profesyonel hale getirmek için olmazsa olmaz. Kopyala-yapıştırın basitliğinden, Power Query’nin gücüne kadar pek çok seçenek mevcut. Önemli olan, elinizdeki veriye ve ihtiyacınıza göre doğru aracı seçmek ve kullanmayı öğrenmek.
Bu arada, eğer siz de bu konuda benim gibi bazen kafayı yemek üzereyseniz, Google’da veya YouTube’da arama yapmak en iyisi. Mesela, Excel toplu veri işlemleri diye arattığınızda karşınıza çıkan sonuçlar size yol gösterebilir. Ya da Power Query eğitimleri izlemek de işinize yarayabilir. Her zaman birileri bir şeyleri daha önce yaşamış ve paylaşmış oluyor.
Teknik olarak baktığımızda, Excel’de bu işler için kullanabileceğiniz en temel fonksiyonlar şunlar diyebiliriz: `BÜYÜKHARF`, `KÜÇÜKHARF`, `YAZIM.DÜZENİ`, `SOLDAN`, `SAĞDAN`, `PARÇAAL`, `BUL`, `DEĞİŞTİR`. Bu fonksiyonları yan yana kullanarak veya yeni sütunlarda uygulayarak karmaşık veri temizleme ve dönüştürme işlemleri yapabilirsiniz. Sonra da bu yeni sütunları kopyalayıp yapıştırarak orijinal veriyi bozmadan sonuca ulaşırsınız.
Bir de bazen şöyle bir durum oluyor, elinizde bir liste var ve bu listedeki tüm isimlerin başına “Sayın” eklemek istiyorsunuz. O zaman yine yeni bir sütun açıp şöyle bir formül yazabilirsiniz: `= “Sayın ” & A1` (Burada A1, ismin bulunduğu hücre). Sonra bu formülü aşağı doğru kopyaladınız mı, bitti gitti. Hem temiz, hem hızlı, hem de basit. İşte bu kadar!
Son olarak, işin özü şu: Hangi aracı kullanırsanız kullanın, toplu veri işlemleri hayat kurtarır. Kendi programlarımda da bunu hep görüyorum. Mesela, bir kullanıcı listesini toplu olarak güncellerken veya yeni kullanıcı eklerken, tek tek yapmak yerine, tek bir komutla halletmek inanılmaz fark yaratıyor. Gerçekten.
Bana göre en önemli nokta, sürekli öğrenmeye açık olmak. Ben de her gün yeni bir şey öğreniyorum. Mesela geçenlerde bir arkadaşım bana Excel’in yeni makro recorder özelliğinden bahsetti, onu da deneyeceğim sanırım. Hani böyle, küçük otomasyonlar için bile işe yarayabilir.
Yani, Excel’de toplu veri işlemleri dediğimiz şey aslında hayatımızın bir parçası gibi. Rapor hazırlamaktan tutun da veri analizi yapmaya kadar her alanda karşımıza çıkıyor. Bu yüzden bu konulara biraz eğilmek, biraz zaman ayırmak kesinlikle pişman etmez, aksine sizi daha verimli hale getirir.
Unutmayın, teknoloji hep ilerliyor ve bu ilerlemeye ayak uydurmak, işimizi daha kolay ve keyifli hale getiriyor. Hem kim istemez ki daha az yorularak daha çok iş yapmayı, değil mi?